En god produksjonsplan skal gi en ryddig oversikt over viktige milepæler og frister og sette en overordnet forventningsavklaring over hvem som har ansvar for å gjøre hva, til hvilken tid i produksjon.

Har du laget en god produksjonsplan som alle er kjent med og har akseptert alle deltakerne i produksjonen, har du et godt grunnlag for å få god arbeidsflyt og bedre forutsetninger for å kunne takle det uforutsette som måtte dukke opp underveis.

Produksjonsplanens innhold

En produksjonsplan skal inneholde informasjon om hva produksjonen heter, hvor lenge den skal vare, navn og kontaktinformasjon til de som deltar og en oversikt over hvem som er ansvarlig for de ulike funksjonene i produksjonen. Videre må produksjonsplanen gi en oversikt over prøveperioden, sted og tid for prøvene, en oversikt over de ulike milepælene, samt sted og tid for generalprøve og premiere.

Dette vil gi alle som er involverte i produksjon en mulighet til å skaffe seg oversikt over de “harde fakta”. Det eneste du som produksjonsleder må gjøre er å sikre at alle forstår oppbygging av planen og at denne vil kunne bli erstattet med en ny versjon. I tillegg må dere bli enig om hvor den siste planen er å finne. Fysisk på en oppslagstavle eller i en gruppe - eller i et delt digital delt dokument som alle har innsynsrettigheter til.

Hva skjer når?

Utover dette er det viktig å bli enige med de ulike ansvarlige om de viktigste milepælene for produksjonen din. Dette kan være dato for konseptmøte, modellmøte, skisse-innlevering, tekniske prøver, prøve- og endelig montering av scenografi, kostymeprøver, generalprøve, premiere, forestillingsperiode og evaluering.

Konseptmøte er er et viktig møtepunkt der det er viktig å legge vekt på mål og kunstnerisk visjon for oppsetningen, hvor konseptet for forestilling og kunstnerisk team presenteres og det settes opp en skissert handling - og fremdriftsplan. Det trenger ikke være komplisert. Hold det enkelt, så er det større sjans for å huske det og ha det med seg som en rettesnor underveis. 

Skisse-innlevering bør skje i god tid før modellmøtet slik at det er mulig å gi tilbakemelding på skisser og ideer, slik at det er mulig å bygge en så detaljert og presis modell som mulig. I modellmøtet går kunstnerisk team og produksjonsteam sammen om modellen av stykket, der man har bygget scenografi inkludert store rekvisitter, laget modeller av kostymer og kan presentere et presist utkast til lys- og lyddesign. Modellen kan gjerne være fysisk og i 3D slik at man kan prøve ut funksjoner man ønsker f.eks scenografien skal ha.

Ønsker dere publikum? Og kunne dere trenge støtte til produksjonen og kanskje fremtidige forestillinger? Da er det lurt å sette opp en kommunikasjonsplan for arbeidet dere gjør før produksjonsperioden har startet. Gode bilder, videosnutter fra prøver, en teaser og opptak av hele forestillingen er av stor nytte og verdi både i markedsføring, men også til rapporteringer og søknader til støtte til fremtidige produksjoner.

Skreddersydd informasjonsflyt

Når du setter opp en produksjonsplan og milepælene er satt, er det lurt å ta en vurdering på hvilke behov dere har for produksjonsmøter, møtefrekvens og hvem som er nødt til å delta på disse møtene.  Videre kan det være til god nytte å avtale hvilken måte det er best å videreformidle oppdateringer og progresjon til alle deltakerne i produksjonen på.

Produksjonsmøtet er et møte der alle i produksjonen er representert og møtes for å få en statusoppdatering. Slik er det mulig å koordinere seg og tilpasse arbeidsoppgaver etter behov. Dette er også møtet der man sjekker om man er i rute og om det evt er behov for å gjøre justeringer eller endringer i produksjonsplanen.

Hver produksjon kan ha forskjellig behov. Det er fornuftig å lage en sjekkliste over viktige milepæler en “normal” produksjon kan ha, men vel så viktig å vurdere for hver enkelt produksjon, om det er behov for noen flere frister. Det kan hende du ved konseptmøtet ikke har fått avklart viktige detaljer. Kanskje er ikke alle skuespillere blitt kontraktert, eller spillestedene er kanskje ikke i boks? Vet dere ikke enda om dere skal bruke eksisterende musikk, eller om noe skal komponeres?  Hva med spesialutstyr  eller kompetanse som er viktig for å få til en spesiell effekt? Det er lurt å bli enige om en frist for når dere må ha et klart svar på disse detaljene og hvem som er ansvarlig for å ta avgjørelsene.

Ansvarsfordeling

La oss si at du har gjort alt dette og er klar til å starte produksjonen. Da har du gjort et godt stykke forberedende arbeid for å sikre en god produksjonsprosess. Men det er én viktig ting som mangler.  Vet alle hva de har ansvar for? Er dere enige om hvem som følger opp hvilke frister og hvem som informerer om hva? Det er viktige temaer å ta opp så tidlig som mulig, og gjerne gjenta og “øve” på i produksjonsmøtene. 

Med dette på plass vil det være enkelt å navigere når uforutsette behov eller justeringer dukker opp. Du kan gratulerer deg selv med en grundig og god forventningsavklaring og et team som er samlet rundt en felles målsetting. Når alle vet hvorfor de skal gjøre det de gjør til den bestemte tiden, skapes det rom, trygghet og frihet til å kunne konsentrere seg fullt og helt om det skapende arbeidet.