Jeg har selv vært med og drevet Tango Polar i mange år uten vedtekter. Det gikk helt fint. Men vi var avhengige av at de som ledet og drev organisasjonen brukte mye tid på opplæring av nye tangodansere.

I klubben hadde vi lagt vekt på å utvikle en kultur der alle skulle føle seg velkommen. Det ble på et tidspunkt viktig å få dette nedfelt i klubbens lover. Selv om vedtektene i Tango Polar ikke er helt oppdaterte, så mener jeg at disse er i en særklasse for seg selv. De gir en beskrivelse av det sosiale livet og gir rammer for dette, uten å tvinge driften inn i en bestemt form.

Utgangspunkt for organisatoriske rammer

Gode vedtekter, der både formålsparagrafen og paragrafen om oppgaver er grundig definert, er gull verdt. I søknader kreves det informasjon om søker. Det er derfor lurt å utforme disse to paragrafene slik at du kan kopiere dem rett inn i søknadene.

De to viktigste paragrafene

Formålet kan sammenlignes med bedriftens visjon. Det som skal stå her er de langsiktige målene, samfunnsansvaret og det åndelige grunnlaget for at dere kommer sammen. Da tre unge mennesker startet organisasjonen Sinnsykt Bra Alternativ, var de ikke beskjedne. Dette har vist seg svært gunstig, og har bidratt til at organisasjonen har oppnådd høy status.

Oppgaver kan sammenlignes med det som er organisasjonens forretningsidé. Her skal vi identifisere innholdet i arbeidet. Det er ofte lurt å sette rammer når man driver med frivillig aktivitet. Rammene gir forutsigbarhet for styret og medlemmene når det gjelder hvilke aktiviteter de kan sette i gang. KULTteatret gir i sin oppgaveparagraf en framstilling av sine virkeområder, men på en smart måte klarer de samtidig å uttrykke sine kunstneriske visjoner.

Informasjon til medlemmer

Når du skal rekruttere nye medlemmer, har du i disse to paragrafene et rammeverk å vise til, og du trenger ikke produsere eget informasjonsmateriell.

Det er bestandig lurt å ha en klar definisjon av hvilke rammevilkår som gjelder med hensyn til hva medlemskapet innebærer og hva som er bestemt. Sanderevyen har opptaksprøve, og har også vedtatt at revylaget ikke skal knytte seg til noen paraplyorganisasjon. I mange organisasjoner, lag og foreninger er det faste forpliktelser for medlemmene. Da kan det være en idé å opplyse i vedtektene om dette.

Drift og organisering

En gang i året er det høytid; da er det årsmøte med fokus på organisasjonsdriften.

Viktige saker bør være forberedt i den forstand at medlemmene forut for møtet har fått anledning til å påvirke prosessen og forslagene til vedtak. Husk også å sette av tid til å gi ildsjelene et klapp på skuldra. La kandidater som står på valg få presentere seg før valget. Selv om alle kjenner hverandre kan det være fint at nye tillitsvalgte får gi uttrykk for sine ambisjoner.

Norges Musikkorpsforbund har laget en fin artikkel om årsmøtet som gir gode tips for planlegging og gjennomføring. Styret velges på årsmøtet. Hvor mange det er behov for i styret, er avhengig av hvordan en velger å organisere arbeidet.

I mitt virke har jeg erfart at mange får fordelt arbeidet bedre når de skiller mellom styrets oppgaver og produksjonsledelse. Teatrets metoder, med en fast fordeling av oppgaver på ulike fagpersoner, er et ypperlig verktøy. I prosjektet Bolyst gjennom Ildsjeler ble det utarbeidet informasjon om roller i en scenekunstproduskjon, men i det frivillige feltet er det ofte slik at én og samme person løser flere fagpersoners oppgaver.